第一章 总则

第一条 目的与依据

为规范陕西省水力发电与新能源工程学会（以下简称“学会”）法人登记证书、各类印章的制发、保管、使用、变更、注销及归档管理工作，强化内部管控、防范合规风险，保障学会合法权益，依据《社会团体登记管理条例》《社会团体印章管理规定》等国家法律法规及民政部门相关管理要求，结合学会工作实际，制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于学会《社会团体法人登记证书》（含正本、副本）、学会公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章等法人资质证件及印章的全流程管理，涵盖申领、刻制、保管、使用、借用、变更、挂失、作废、销毁、归档等全部工作环节，学会全体工作人员及各类经办、审批人员必须严格遵照执行。

第三条 管理原则

坚持统一管理、专人负责、依规使用、全程留痕、权责对等、安全保密的原则，杜绝无审批、超范围、违规使用证件及印章行为，确保法人资质合法有效、印章使用规范可控、管理责任清晰可追溯。

第四条 归口管理部门

学会法人登记证书分为正本1份、副本1份，是学会依法登记、开展业务、对外履职的唯一合法资质凭证，由秘书处专人专柜保管，存放于安全、防潮、防盗的专用档案柜，严禁私自转借、涂改、损毁、藏匿、伪造。

第二章 登记证书管理

第五条 证书使用规范

1. 证书仅限学会合法业务范围内使用，包括年检报备、资质审核、合同备案、对外公示、业务申报、银行及政务系统办理相关业务等，严禁用于私人事务、违规担保、虚假申报及其他超出学会业务范围的用途。

2. 证书原件原则上不得带出办公场所，确因政务办理、对外合作等特殊情况需要外带的，须经秘书长审批，明确外带时限、保管责任人，外带期间专人全程保管，到期立即归还，不得私自滞留、转借他人。

第六条 证书年检与换发

1. 管理员负责按时完成法人登记证书年度检查、信息公示工作，严格按照民政部门时限要求整理资料、提交报备，确保学会资质持续合法有效。

2. 换发新证书后，原旧证书正本、副本须立即收回，登记造册，封存归档，严禁私自丢弃、留存或继续使用。

第七条 证书遗失与损毁处理

法人登记证书发生遗失、损毁的，管理员须第一时间向秘书长、法定代表人报告，立即启动挂失流程，在官方渠道发布作废声明，同步向民政登记管理机关报备，按规定流程申请补办，全程做好登记备案，留存相关佐证材料。

第三章 印章管理

第八条 印章种类与规格

学会纳入统一管理的印章包括：学会正式公章、法定代表人个人印章、财务专用章、合同专用章。所有印章严格按照《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》及民政、公安部门要求刻制，地方性社会团体公章直径为4.2厘米，中央刊五角星，环行刊刻学会法定全称，严禁私自刻制、变更印章样式。

第九条 印章申领与备案

1. 学会成立、变更、新增业务需刻制印章的，由秘书处提出申请，经法定代表人审核同意后，依法向登记管理机关、公安机关申请准刻手续，委托具备资质的机构刻制。

2. 新印章刻制完成后，须及时到民政、公安部门完成备案，留存印章印模存档，纳入印章管理台账统一管理；未完成备案的印章不得启用。

3. 废旧印章、作废印章须及时交回秘书处，按规定交登记管理机关封存或销毁，严禁私自留存、处置。

第十条 印章保管制度

 实行专人保管、专柜封存、离岗上锁制度，学会公章、合同专用章由秘书处专人保管；财务专用章、法定代表人印章按照财务制度分人保管，实现相互制约、风险管控。

第十一条 印章使用审批流程

所有印章使用严格执行“先审批、后用印、先登记、后盖章”原则，无审批、无登记不得用印。

1. 业务用印：日常通知、公示、普通工作文件、常规报备材料对外合同、协议、合作文件、资质申报、评优申报、对外函件、法律文书等材料，由经办人填写《印章使用登记台账》，经秘书处负责人审批后用印。

2. 财务印章用印：严格按照学会财务管理制度执行，仅限财务收支、银行结算、税务办理等财务合规业务使用，严禁挪作他用。

第十二条 用印操作规范

1. 用印前管理员须严格核对文件内容、份数、审批手续，确认用途合规、审批完整，对空白文件、手续不全、用途不明、内容违规的文件，有权拒绝用印。

2. 用印时位置端正、印记清晰、规范完整，杜绝模糊、偏移、重叠等不规范用印情况；多页文件须加盖骑缝章，确保文件完整性、真实性。

3. 严禁在空白纸张、空白表格、空白介绍信、空白合同上加盖印章；确因特殊紧急情况需预留用印的，须经法定代表人专项审批，明确使用范围、时效、责任人，事后及时核销留存。

第十三条 印章外带与借用管理

1. 印章原则上仅限办公场所内使用，严禁私自外带、转借。因外出事务办理、现场业务对接等特殊情况确需外带的，须经秘书长、法定代表人双重审批，明确外带事由、时限、保管责任人。

2. 印章外带期间，仅限审批核定事项使用，不得转借他人、不得超范围使用，当日使用完毕立即归还，不得私自延期滞留。

3. 严禁个人私自携带印章外出办理私人事务，严禁委托无关人员代为保管、使用印章。

第十四条 印章变更、挂失与销毁

1. 因学会名称变更、机构调整、印章损坏等原因需更换印章的，须先交回原印章，经登记管理机关核准后重新刻制，旧印章统一封存备案。

2. 印章遗失、被盗的，保管人须立即上报，学会第一时间发布作废声明，向公安、民政部门报备，按流程补办新印章，排查风险隐患。

3. 作废、停用、收缴的印章，由秘书处统一登记造册，经法定代表人审批后，按监管部门要求集中销毁，留存销毁记录及影像资料，存档备查。

第十五条 违规追责情形

凡出现以下行为之一的，视情节轻重给予批评教育、通报批评、岗位调整等处理；造成经济损失、声誉损害、法律纠纷或合规风险的，依法依规追究相关人员责任，情节严重的移交司法机关处理：

1. 未经审批私自使用、转借、外带证书、印章的；

2. 在空白文件、虚假文件、违规材料上盖章、使用证书的；

3. 私自刻制、篡改、伪造、藏匿、损毁证书或印章的；

4. 保管不当造成证书、印章遗失、被盗、损毁的；

5. 超范围、超时限使用证书、印章，违规用于担保、借贷、私人事务等情形的；

6. 台账登记不实、档案留存缺失、交接手续不全，拒不整改的；

7. 其他违反本办法、造成不良后果的行为。

第四章 附则

第十六条 办法解释权

本办法由陕西省水力发电与新能源工程学会秘书处负责解释。